Pivot Table là một trong những ứng dụng của Excel trong việc xử lý, trích xuất và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Bài viết hôm nay, Tôi Biết Tuốt sẽ cùng mọi người tìm hiểu kỹ hơn về cách sử dụng của công cụ này nhé.
Với những người đã sử dụng Excel lâu năm, chắc hẳn đã từng biết và sử dụng qua công cụ Pivot Table. Tuy nhiên, một số bạn đọc mới làm quen với excel chắc hẳn sẽ còn xa lạ với Pivot Table. Điều này sẽ khiến cho bạn gặp nhiều khó khăn trong vấn đề xử lý dữ liệu.
Mục lục bài viết
Pivot Table là gì?
Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel
Pivot Table là một công cụ xử lý dữ liệu tối ưu nhất của Excel. Với công cụ này, người sử dụng sẽ được hỗ trợ tốt nhất trong việc phân tích, trích xuất và xử lý dữ liệu. Ngoài ra, Pivot Table còn giúp người chơi có thể so sánh các mẫu từ đó đưa ra xu hướng của dữ liệu.
Ứng dụng của Pivot Table cực kỳ quan trọng trong Excel. Sử dụng Pivot Table sẽ giúp cho các thao tác xử lý và phân tích dữ liệu được thực hiện một cách nhanh hơn. Và thao tác trích xuất và xử lý dữ liệu tự động. Tránh được sai sót khi làm bằng tay với quá nhiều thao tác.
Xem thêm bài viết:
-> 5 cách học thuộc bài nhanh nhất và nhớ lâu
-> Các công thức lượng giác trong toán học
Cách sử dụng Pivot Table trong Excel
Tôi Biết Tuốt sẽ hướng dẫn mọi người kỹ hơn về cách sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu trong Excel trong phần dưới đây. Sau khi đọc xong các hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao dưới đây, tin chắc bạn đọc sẽ tự mình thực hành và công việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.
Hướng dẫn sử dụng Pivot Table cơ bản
Trước khi thực hành phân tích dữ liệu với Pivot Table, mọi người nên tải file Demo theo link dưới đây về máy:
Link tải file demo Pivot Table
Quy trình tạo một Pivot Table cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Dùng chuột kéo để bôi đen vùng dữ liệu, sau đó lựa chọn Menu -> Pivot Table. Excel sẽ tạo cho bạn một Pivot Table ở một Sheet mới, từ giờ bạn sẽ thao tác thông qua Sheet vừa được tạo.
Phân tích dữ liệu với Pivot Table
Bước 2: Để tổng hợp doanh thu bán hàng từ các mặt hàng đã bán bạn thực hiện các bước sau:
- Kéo cột tên hàng vào vùng chọn Row Lables
- Kéo cột số lượng vào vùng Values.
- Kéo cột đơn giá vào vùng Values.
Bước 3: Bên dưới đây sẽ là kết quả hoàn thành sau khi làm các bước trên. Doanh thu sẽ được tính toán tự động và tạo thành bảng như bên dưới.
Kết quả phân tích dữ liệu
Hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao
Vẫn sử dụng dữ liệu bên trên, tiếp theo sẽ là hướng dẫn mọi người sử dụng 3 công cụ nâng cao của công cụ Pivot Table.
Lọc dữ liệu Pivot Table bằng Slicer
Lọc dữ liệu Pivot Table bằng Slicer giúp cho mọi người có thể thực hiện việc lọc dữ liệu theo một điều kiện nhất định. Việc này giúp cho việc truy xuất dữ liệu một cách nhanh hơn. Lưu ý là công cụ Slicer chỉ xuất hiện trên phiên bản Excel từ 2010 trở lên.
Thao tác thực hiện mọi người làm như sau:
Bước 1: Chọn Pivot Table đã tạo bên trên.
Bước 2: Vào mục Insert -> Chọn Slicer.
Bước 3: Tại đây bạn có thể chọn một trường bất kỳ mà bạn muốn truy xuất dữ liệu.
Sử dụng Calculated Field trong Pivot Table
Cacculated Fields
Calculated Field là một chức năng vô cùng hay khác của PivotTable. Bạn có thể dựa vào Caculated Field này để tính toán nhanh các số liệu mà không cần phải dùng tới công thức.
Ví dụ: Thay vì phải lập công thức Doanh thu = Đơn giá* số lượng, Tôi Biết Tuốt có thể dựa vào Calculated Field để trích xuất nhanh dữ liệu như hình trên.
Cách làm như sau:
Bước 1: Chọn vào 1 ô bất kỳ trên PivotTable.
Bước 2: Chọn Options trên thanh Ribbon -> Fieldss, Items &Set -> Caculated Field.
Tiếp theo bạn có thể điền thông tin công thức trực tiếp vào trong ô Caculated. Ở đây mình chọn Doanh thu = số lượng * đơn giá.
Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị như hình bên trên.
Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện
Conditional Fomatting
Bạn đã biết cách sử dụng Conditional Formatting đối với dữ liệu bình thường nhưng đã ai biết cách định dạng dữ liệu thông qua Pivot Table. Phần dưới đây mình sẽ hướng dẫn mọi người cách định dạng dữ liệu.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào thẻ Home trong Excel.
Bước 2: Tại thanh Ribbons chọn Conditional Formatting.
Bước 3: Chọn dữ liệu mà bạn muốn định dạng theo ô. Kết quả sẽ cho ra đúng như mong muốn của bạn.
Hướng dẫn sử dụng Pivot chart
Sau khi có bảng dữ liệu, chúng ta sẽ tạo 1 bảng pivot table 2 chiều. Cách làm như sau:
Bước 1: Click bất kỳ ô nào của bảng Pivot vừa tạo.
Bước 2: Trên Tab Insert chọn Column, sau đó chọn 1 loại Chart bất kỳ (dưới đây là Clustered Column).
Giả sử bạn chỉ muốn lọc xem doanh số của sản phẩm “Bảo hộ LĐ” , “Quần áo thể thao” và “Quần áo trẻ em”. Kết quả sẽ hiển thị như hình dưới
Pivot Chart
Bạn có thể đổi kiểu Chart sang các loại biểu đồ khác bằng cách thực hiện theo các bước sau: Click vào Chart cần đổi -> Tab Design -> Chan Chart Type.
Trên đây là bài hướng dẫn về cách sử dụng Pivot Table trong Excel, để thực hành các bạn có thể tải về file đính kèm bên trên và làm theo hướng dẫn từng bước để có thể thực hiện thành công các thao tác đã được hướng dẫn nhé!
